Vergaderingen voorbereiden en uitwerken met AI
Van agenda tot actielijst: AI kan helpen om vergaderingen beter voor te bereiden en sneller uit te werken. Zo haal je meer uit de tijd die je samen doorbrengt.
Voorbereiden
- “Maak een agenda voor een overleg van een uur over [onderwerp]. Doel: [doel]. Deelnemers: [rollen].”
- “Welke vragen en bezwaren kan ik verwachten als ik [voorstel] presenteer?”
- “Maak een korte notitie van één pagina met achtergrond, keuzes en een voorstel over [onderwerp].”
Tijdens en na het overleg
Veel vergaderprogramma’s kunnen een transcript maken en samenvatten. Ook kun je je eigen aantekeningen laten uitwerken:
- “Zet deze aantekeningen om in besluiten, actiepunten (met eigenaar en deadline) en open vragen.”
- “Schrijf een korte follow-upmail aan de deelnemers op basis van deze actiepunten.”
Aandachtspunten
- Transparantie: laat deelnemers weten als een gesprek wordt opgenomen of getranscribeerd, en vraag toestemming waar dat nodig is.
- Juistheid: transcripties en samenvattingen kunnen namen, cijfers of besluiten verkeerd weergeven. Laat een deelnemer de samenvatting controleren.
- Vertrouwelijkheid: niet ieder overleg is geschikt om op te nemen, bijvoorbeeld personeelsgesprekken.
Werk je met Teams? Lees Copilot in Teams.
Meer uit de kennisbank
- E-mails schrijven met AI
- Samenvatten met AI: sneller de kern te pakken
- Brainstormen met AI: meer en betere ideeën