Copilot voorbereiden: rechten, data en afspraken
Microsoft 365 Copilot werkt met de informatie waartoe medewerkers toegang hebben. Dat is krachtig, maar het betekent ook dat rommelige rechten of verouderde documenten zichtbaarder worden. Een goede voorbereiding voorkomt verrassingen.
Waarom voorbereiding belangrijk is
In veel organisaties zijn in de loop der jaren mappen, sites en documenten breder gedeeld dan nodig. Zolang niemand ernaar zoekt, valt dat niet op. Copilot maakt informatie makkelijker vindbaar, waardoor zulke oversharing ineens zichtbaar kan worden.
Checklist
- Toegangsrechten controleren: welke sites, teams en mappen zijn voor iedereen of voor grote groepen toegankelijk? Is dat nodig?
- Gevoelige informatie labelen: gebruik waar mogelijk gevoeligheidslabels en beveiligingsinstellingen.
- Opruimen: archiveer of verwijder verouderde documenten, zodat Copilot geen oude informatie als actueel presenteert.
- Eigenaarschap: zorg dat teams en sites een eigenaar hebben die de toegang beheert.
- Afspraken maken: leg vast waarvoor Copilot wel en niet wordt gebruikt en wie uitkomsten controleert.
- Pilotgroep kiezen: begin met een groep die verschillende rollen vertegenwoordigt.
- Training en begeleiding: zorg dat gebruikers weten hoe ze goede opdrachten geven en uitkomsten beoordelen.
Samenwerken met je IT-partner
De technische inrichting, zoals rechten, labels en beveiliging, pak je samen met je IT-beheerder of IT-partner op. De adoptie, oftewel mensen leren er goed mee werken, is een aanvullend traject.
Meer over de aanpak: Microsoft 365 Copilot-adoptie.
Meer uit de kennisbank
- Copilot Chat en Microsoft 365 Copilot: wat is het verschil?
- Copilot in Word, Outlook, Teams, Excel en PowerPoint
- Microsoft 365 Copilot uitrollen: een stappenplan